Ivete Munaro*
Luciana De Medeiros**
Luciana T. Piaia***
Marivânia T. Votri****
RESUMO
Estoques são quantidades armazenadas ou em processo de produção tendo como função, participar dos vários estágios da cadeia produtiva que no final desta, criará valor para o consumidor final.
Para uma eficaz administração de estoques é necessário identificar as suas importâncias, definindo tamanhos de lotes de reposição, estoques de segurança, ponto de pedido, bem como também identificar os custos relacionados aos estoques.
As empresas procuram melhorias de forma constante, que de uma forma ou de outra retratam a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, facilitada com a administração eficaz dos estoques.
Palavras-chave: produção, aquisição, estoque.
1. INTRODUÇÃO
A gestão de estoques no marketing de varejo foi, durante muito tempo, relegada a um segundo plano nas preocupações dos gestores das organizações varejistas, conforme comenta Leny (2000 p.223), que:
(...) a maioria das lojas era gerenciada por seus proprietários e estes executavam a gestão de seus negócios utilizando sua experiência prática e faziam reposição de mercadorias ou compra dos itens "da moda" quando visitados por representantes dos fornecedores, definindo quantidades a comprar de maneira empírica.
Muito se lapidou o controle de estoques para chegar da dimensão dos dias de hoje.
Durante o tempo em que a inflação moldou a prática de gestão no varejo, apesar de começarem a aparecer grandes lojas individuais e algumas redes, a questão dos estoques não era uma preocupação muito grande pelo fato que ter estoque era garantia de valorização do dinheiro investido (Leny 2000).
Porém, conforme concepção de Corrêa et al. (2001 p.49), em meados dos anos 80 muitas empresas tiveram sérios problemas levados a uma leitura equivocada a gestão japonesa por acharem que deveriam baixar a zero seus estoques.
Atualmente, as organizações entendem o que se deve buscar constantemente é “não ter uma gama a mais de estoques do que a quantidade estritamente necessária estrategicamente” enfatiza Corrêa et al. (2001 p. 49).
A complexidade de lançamentos de produtos, a evolução globalizada da tecnologia de varejo, em paralelo à necessidade de competir pela preferência de consumidores cada vez mais exigentes, tornou a gestão dos estoques essencial para a sobrevivência das organizações.
2. FUNÇÃO DE ESTOQUES
Na descrição de Arnold (1999 p.268), o objetivo básico dos estoques é separar o suprimento da demanda, o qual serve de intermédio entre a oferta e demanda, demanda e produto acabado, produto acabado e disponibilidade de suprimentos, exigências de uma operação e seus respectivos resultados e também peças, materiais e fornecedores de materiais para a produção.
Bertaglia (2005), enfatiza que a compreensão dos objetivos estratégicos da existência e do gerenciamento dos estoques é fundamental para se definir metas, funções, tipos de estoques e forma como eles afetam as organizações em suas atividades produtivas e de relacionamento com o mercado.
Medir o desempenho dos estoques é instrutivo para a organização, sendo um dos aspectos fundamentais da administração moderna ao foco de redução de estoques, (BERTAGLIA, 2005).
Perante o impacto dos estoques no indicador de finanças, segue indicadores de desempenho que segundo Bertaglia (2005), visam a monitoração de itens:
Giro de estoques: conforme Bertaglia (2005 p. 317), “o giro de estoques corresponde ao número de vezes em que o estoque é consumido totalmente durante um determinado período (normalmente um ano)”.
Ainda complementa Bertaglia (2005), que o indicador com alto índice de giro de estoque pode demonstrar um alto retorno de capital, apesar de não refletir os benefícios de se manter o estoque.
Cobertura de estoque: Bertaglia (2005 p. 318), descreve que “a cobertura de estoque está relacionada à taxa de uso do item e baseia-se no cálculo da quantidade de tempo de redução do estoque, caso este não sofra um ressuprimento”.
A formação do estoque está diretamente interligada ao desequilíbrio existente entre a demanda e o fornecimento, pois quando a demanda é maior que o fornecimento, o estoque diminui; quando o fornecimento é superior a demanda o estoque aumenta, (BERTAGLIA 2005).
Com isso, os estoques podem ser classificados de acordo com as funções que desempenham:
Estoque de antecipação: Conforme Arnold (1999), esses estoques são feitos para aplicar a produtos de características sazonais de uma demanda futura, que envolvem por exemplo produtos para páscoa, natal, verão e diversas outras ; nivelando a produção e reduzindo custos de mudanças das taxas de produção.
Estoque de flutuação ou de segurança: a função do estoque de segurança é prevenir a empresa à imprevistos na demanda e no suprimento, evitando atrasos na entrega de suprimentos e produtos ou aumento inesperado no consumo causando muitas vezes perdas reais de vendas, principalmente quando se referem a produtos de alto consumo (BERTAGLIA 2005).
Estoque por tamanho do lote ou estoque de ciclo: conforme Arnold (1999), estoque do tamanho do lote é feito a fim de se ter vantagens de descontos sobre a quantidade. Complementa Bertaglia (2005 p. 323),sobre o exemplo de que
(...) normalmente quando o custo do produto em relação ao frete a ser pago é baixo compensa a formação de estoque. O transporte de tijolos, por exemplo, baseia-se em custo fixo de frete. Na maioria das vezes, o custo de transportar cinco mil tijolos é idêntico ao transportar mil. Portanto é conveniente avaliar a possibilidade de se comprar mais, prevendo vendas futuras.
Estoque de proteção (hedge): Bertaglia (2005 p. 323), descreve que “o objetivo é proteger contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas às greves, aumento de preços, situações econômicas e política instáveis, ambiente inflacionário e imprevisível”.
Bertaglia (2005), relata também que o estoque de proteção é similar ao estoque de segurança, no entanto tem uma duração transitória, enquanto o estoque de segurança é atender as oscilações de consumo de modo ininterrupto.
Estoque em transito ou estoque no canal de distribuição: Bertaglia (2005), nos relata que se caracteriza este estoque á movimentação física de materiais e produtos, existindo três estágios como:
Suprimento: onde todos os materiais programados, em trânsito e já pagos são considerados como estoque no canal, porém ainda não estão disponíveis a serem utilizados.
Processamento interno: os estoques em uma fábrica que exigem movimentação e estão em processo caracterizam-se como estoque em trânsito.
Entrega de produto: são aqueles produtos ou materiais que estão disponíveis para uso, ou que estão em transporte, porém ainda não foram pagos pelo cliente.
3. FATORES QUE AFETAM O ESTOQUE
Bertaglia (2005), relata que além de produtos sazonais, existem também componentes, os quais a matéria-prima está disponível uma vez por ano; o que acontece normalmente com produtos agrícolas, onde os estoques de produtos de entressafra suprem a falta do restante do período, onde não se dispõe da matéria-prima principal.
Quando os estoques se referem a variedades de produtos, há uma formação maior de itens bem como um tempo necessário para a produção; principalmente em decorrência do tamanho dos lotes. Fatores extremamente importantes para a decisão quanto ao controle e formação de estoque.
Bertaglia (2005), comenta também que o tempo de validade do produto é uma característica preponderante ao nível de formação de estoque, pois os produtos com período de validade curto não podem ter estoque elevado, afim de não se tornar obsoleto.
4. CATEGORIA DE ESTOQUE
Conforme descrição de Bertaglia (2005), as categorias de estoques estão instituídas ao fluxo de material e são encontrados na etapa do processo, sendo:
Matéria-prima: Garcia et al. (2005) descreve que matéria-prima é considerado todos os itens utilizados no processo de fabricação do produto acabado; incluindo também materiais auxiliares, ou seja itens utilizados na empresa que indiretamente estão relacionados com o processo produtivo, como materiais de expediente.
Produto em processo: “refere-se ao produto em diferentes estágios nos processos de fabricação” (BERTAGLIA 2005 p. 325).
Para Garcia et al. (2005), estoques de produto em processo correspondem aos itens que estão em processo de transformação, porém, ainda não são produtos acabados, estão em modificação.
Produto semi acabado: comenta Bertaglia (2005), que são estoques de produtos que não estão finalizados. Ficam armazenados aguardando seu destino final.
Produto acabado: Para Arnold (1999), descrimina-se estoque de produto acabado quando estão prontos para serem vendidos. Bem como descrição de Bertaglia (2005),
(...) são os produtos em que todas as operações de manufatura foram realizadas e completadas, incluindo os testes finais e a respectiva aprovação pelo controle de qualidade. Uma vez considerado disposto nessa categoria, estará disponível para ser transportado para o cliente como produto final de consumo ou peça de reparo em caso de itens de manutenção.
Estoque de distribuição: Bertaglia (2005), relata que corresponde ao produto acabado disponível no sistema de distribuição e pronto a ser destinado ao cliente final.
Estoque de consignação: Bertaglia (2005 p. 326), descreve que são estoques tanto de produto acabado ou peças de reposição que com acordo mútuo são de propriedade do fornecedor, porém se mantém armazenados nos clientes, até que seja consumido.
Provisão de materiais para manutenção, reparos e operações produtivas – MRO: Para Arnold (1999), são itens utilizados na fabricação do produto, porém não torna-se parte do mesmo, sendo os equipamentos, peças sobressalentes, lubrificantes, materiais de limpeza, entre outros.
Bertaglia (2005 p. 326), complementa que “tudo que de certa forma é consumido ou usado nas operações de processo e que não compõe o produto final está associado ao conceito de MRO, incluindo os sistemas de manufatura”.
5. DEMANDA INDEPENDENTE
Conforme descrição de Corrêa et al. 2001 p. 57,
(...) os sistemas “olhavam” individualmente os diversos itens acompanhando a quantidade remanescente em estoque à medida que a demanda os consumia e, então, com base em alguma lógica predefinida, determinavam momento e quantidade e quantidade a ressuprir.
Desta forma, então a mercadoria era reposta, incorporando ao estoque.
6. DEMANDA DEPENDENTE
É determinada pela necessidade da produção estando vinculada a uma demanda independente (BERTAGLIA 2005).
7. CUSTO DE ESTOQUE
Conforme Bertaglia (2005), principalmente empresas com alto volume de estoque, o conveniente é gerenciá-los baseando em métodos analíticos para que suportem a tomada de decisão. Pela importância da identificação de custos para análise dos estoques, abaixo será mencionado o principal para esta análise:
7.1 Custo de aquisição: estão diretamente relacionados a pedir e obter, dividindo-se em custo fixo (associados aos salários dos funcionários), e variáveis (custo que aumenta na proporção do número de pedido), tendo como cálculo o custo unitário do pedido X quantidade de pedidos por período.
7.2 Custo de manutenção de estoque: este custo se refere desde a existência do estoque até seu consumo, referindo-se a itens físicos. Sendo que o custo de manutenção abrange conforme comenta o autor (BERTAGLIA 2005):
7.2.1 Custo de espaço para armazenagem: corresponde literalmente ao espaço físico utilizado para armazenar o material, incluindo também aluguel, equipamentos, funcionários e outros.
7.2.2 Custo de capital: custo complexo e bastante subjetivo representando um valor extremamente alto aos custos totais de estoque.
7.2.3 Custo de serviço: está diretamente associado ao volume de estoque, integrado ao custo de manutenção; relacionando-se também a proteção dos estoques.
7.2.4 Custo por falta de estoque: quanto aos fatores externos, refletem a atrasos de pedidos e perdas de vendas. Quanto a fatores internos, impacta a perda de produção, reprogramações, bem como atrasos no atendimento de datas.
7.2.5 Custo total de estoques: representa a soma pelos custos de aquisição e os custos de manutenção de estoques.
8. MÉTODO DO LOTE ECONÔMICO (EOQ)²
Conforme descrição de Bertaglia (2005 p 331),
(...) esse modelo tem o objetivo de determinar o tamanho de um lote a ser comprado ou produzido. A intenção é minimizar os custos de aquisição e os custos anuais de ter estoque, buscando o equilíbrio entre vantagens e desvantagens de se ter estoque.
O autor ainda descreve algumas premissas para a utilização do método do lote econômico, sendo que, o consumo do item deve ser constante, produzido e comprado em lotes, incidir os custos de manutenção e da produção e certezas quanto a demanda e tempo de entrega, sendo que não são permitidas faltas.
Bertaglia (2005 p 331), descreve também que “o lote econômico pode ser obtido pelo processo de tentativa e erro, em que a quantidade do ponto do pedido varia e aquele que gerar o menor custo total é escolhida”.
9. CONTROLE DE ESTOQUES POR REVISÕES PERIÓDICAS
Conforme Tubino (2000), o modelo de revisões periódicas trabalha no eixo dos tempos, estabelecendo as datas que serão analisadas a demanda a fim de verificar a necessidade pela reposição do estoque.
Como complemento, Bertaglia (2005), atenta sobre os cuidados quanto à utilização deste método, pois como está relacionado a fixação de período; se a demanda oscilar e o período se mantiver fixo, pode ter rupturas de estoque.
10. MÉTODO DE REVISÃO CONTÍNUA (PONTO DE PEDIDO)
Baseia-se na avaliação de quantidades do estoque de determinado item a fim de identificar se é o momento de efetuar a reposição do mesmo (BERTAGLIA 2005).
Complementa Bertaglia (2005), que as verificações para avaliação podem ser efetuadas diário ou semanal, sendo que cada revisão determina a reposição dependendo da quantidade do item presente no estoque o que se resume em um pedido de unidades que será reposto quando o consumo atingir um nível mínimo permitido; sendo que a demanda média durante o prazo de entrega + estoque de segurança determina o ponto de pedido.
11.TÉCNICAS DE ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES
· CLASSIFICAÇÃO ABC DOS ESTOQUES:
Conforme Bertaglia (2005), a classificação por ABC consiste em administrar por exceção, separando os itens em três classes de acordo com o valor total consumido. Tubino (2000 p 109) descreve que
(...) o importante para a administração dos estoques é que, na maioria das empresas, ao ordenar-se os itens segundo sua demanda valorizada, nota-se que uma pequena quantidade de itens, chamada classe A, representa uma grande parcela dos recursos investidos, enquanto, por outro lado, a grande maioria dos itens, chamada classe C, tem pouca representatividade nestes recursos.
Tubino (2000), complementa, que entre a classe A e C estão os itens de importância medianos, chamados de classe B.
Bertaglia (2005), reforça a descrição colocando que o objetivo da classificação ABC é restringir o foco. A administração estoques reflete diretamente no custo final do produto; sendo assim fundamental uma boa gestão dos estoques.
· ESTOQUES DE SEGURANÇA: Tubino (2000), descreve que como complemento da administração de estoques, os níveis de estoque de segurança são para absorver variações de demanda ou no tempo de entrega, evitando problemas ao fluxo produtivo. Tubino (2000), complementa que:
(...) a determinação dos estoques de segurança leva em consideração dois fatores que devem ser equilibrados: os custos decorrentes do esgotamento do item e os custos de manutenção dos estoques de segurança. Quanto maiores forem os custos de falta atribuídos ao item, maiores serão os níveis de estoques de segurança que nos dispomos a manter, e vice e versa.
É necessário aplicar um método que se possa dar certa segurança ao bom andamento dos processos produtivos, de modo que não sejam interrompidos por falta de insumos que deveriam estar nos estoques.
12. MÉTODOS DE VALORIZAÇÃO DE ESTOQUES:
PEPS - Este método compreende a “valorização dos itens de estoques com base no estoque mais antigo”, (BERTAGLIA 2005 p 345).
Então, fisicamente, o primeiro lote a entrar deve ser o primeiro a sair.
Complementa Bertaglia (2005), que este processo deve ser levado em conta principalmente para itens que apresentam curto período de vencimento, como por exemplo, ingredientes alimentícios.
KANBAN – Conforme enfatiza a empresa CEV¹, o método Kanban é orientado para a produção em série, sendo que a produção é efetuada a partir da procura; assim, o ritmo de produção é determinado pelo ritmo de circulação de Kanban’s, o qual, por sua vez, é determinado pelo ritmo de consumo dos produtos, no sentido jusante do fluxo de produção.
Os principais objetivos do sistema Kanban são:
§ Regular internamente as flutuações da procura e o volume de produção dos postos de trabalho a fim de evitar a transmissão e ampliação dessas flutuações,
§ minimizar as flutuações do estoque de fabricação com o objetivo de melhorar a gestão sendo sua meta é o estoque zero,
§ descentralizar a gestão da fábrica por forma a melhorar o nível de gestão, criando condições para que as chefias diretas desempenhem um papel de gestão efetiva da produção e dos estoques em curso de produção,
§ regular as flutuações dos estoques de fabricação entre os postos de trabalho devido a diferenças de capacidade entre estes,
§ produzir a quantidade solicitada no momento em que é solicitado.
13. APRESENTAÇÃO DE DADOS
Perante a fundamentação da teoria, fica explícita que organizações, com ênfase as de bens de consumo; devem ter uma preocupação especial quando se trata de volume de estoques, as quantidades a serem adquiridas e os recursos para administrá-los. Os estoques devem funcionar como regulador do fluxo de produção nas empresas, sendo que na medida em que chegam á empresa é diferente da velocidade com que saem, assim há necessidade de certa quantidade de materiais para suportar estas variações. A manutenção dos estoques tanto traz vantagens às empresas, como desvantagens. Vantagens quando se refere ao pronto atendimento aos clientes e desvantagens no que se refere aos custos de manutenção. Assim, compete ao administrador estar ciente e gerir de forma adequada. Sendo que analisar de forma detalhada os estoques é uma exigência, que não só pelo capital envolvido, mas principalmente pelas vantagens competitivas que a empresa pode obter, pela eficiência quanto ao atendimento de clientes.
Na busca destes objetivos, as empresas dispõem de vários indicadores para auxiliar na gestão de estoques; como giro de estoques, da cobertura, da acurácia e da análise ABC. A criticidade é cada vez mais importante, visto que a falta de um item de baixíssimo custo e pequena rotatividade pode parar o processo de produção, e assumir altos prejuízos.
Vários modelos desta gestão foram consagrados, sendo um dos mais conhecidos; o do ponto de reposição ou do lote econômico; onde se supõe trabalhar com estoques em duas gavetas. Procede-se utilizando primeiramente os itens da primeira gaveta, até consumi-lo. A partir do momento em que se passa a utilizar os itens da segunda gaveta, um novo pedido é emitido. Assim, a quantidade de itens disponíveis na segunda gaveta, nada mais é do que uma espécie de estoque de segurança do item.
As hipóteses levantadas, como por exemplo, de demanda invariável, entrega instantânea, prazo de atendimento fixo, e outras, são dificilmente encontradas em um trabalho habitual. Por isso é necessário idealizar uma forma que possa dar certa segurança ao bom andamento dos processos produtivos, de forma que não sejam interrompidos decorrentes de falta de matéria prima que deveria estar nos estoques. Assim é necessário idealizar uma forma para garantir a segurança ao atendimento das produções planejadas.
Os lotes econômicos, apesar de estar perdendo importância no meio industrial, onde o foco é produção em lotes cada vez menores, mantém sua importância pelo objetivo de minimização de custos. Pois sua aplicação de forma adequada, com a utilização dos recursos disponíveis dos software de gestão de estoques, mantém base de dados a serem monitoradas, permitindo o cálculo das quantidades econômicas de compra e de fabricação, que dependendo do caso, trazem somente benefícios às empresas.
Os sistemas de gestão das empresas são altamente capacitados para dominar as demandas nesta área, sendo desde os mais simples até os aplicativos mais complexos.
Na definição da política de estoques a ser seguida pela empresa, a escolha do modelo de estoque adequado é muito importante tanto para um eficiente atendimento ao cliente, como também na minimização de custos da organização.
14. CONCLUSÃO
Gestão de estoques é estabelecer modelos de controle que permitam uma gestão sustentável à organização.
Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque, pois, sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda final do produto. A gestão do fluxo de materiais, serviços e informações desde o fornecedor inicial até o consumidor final, constituem a essência da logística.
Os objetivos dos departamentos de compras, de produção, de vendas e financeiro, deverá ser conciliado pela administração de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa.
A administração do controle de estoque também deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que, o custo financeiro também se eleva.
O controle de estoque é de suma importância para a empresa, sendo que se controla o desperdício, desvios, apuram-se valores para fins de análise, bem como, apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro. Quanto maior é o investimento, também maior é a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa.
O eficiente atendimento ao cliente; tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel predominante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura.
Para tanto, além de habilidades de negociador, necessita-se também de elevado nível de treinamento em aspectos financeiros da gestão de estoque e vendas, completo domínio das diversas técnicas de gestão dos estoques de acordo com os perfis de demanda dos itens que negocia e estar disposto a adotar a filosofia de colaboração que hoje é fundamental no processo de criação e manutenção de cadeias de suprimento lucrativas.
Não é mais possível para uma rede de varejo ou mesmo para uma grande loja, gerir estoques e compras com base unicamente na experiência, é essencial a aplicação de uma metodologia concreta, baseada em dados.
Obter uma visão ampla dos processos da organização é um agente facilitador na gestão de estoques, pois compreender os objetivos de se manter estoques sem comprometer a qualidade dos serviços, fazem parte da competitividade entre as organizações.
REFERÊNCIAS
ARNOLD, J.R.Tony. Administração de materiais: Uma introdução. 1ª Ed. São Paulo: Atlas, 1999.
BETAGLIA, Paulo Roberto. Logística e Gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo : Saraiva, 2005.
CORRÊA, Henrique L. Planejamento, programação e controle da produção: MRP II/ERP: conceitos, uso e implantação. 4ª Ed. São Paulo: Atlas 2001;
MARTINS, P. Garcia – Alt, P. R. Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2005.
TUBINO, Dálvio Ferrari. Manual de planejamento e controle de produção. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, 2000.
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