Ivanete Farenzena Bortoletti *
Maria Luvison **
Sibeli Ganasini ***
Soila Maria Godinho ****
RESUMOMaria Luvison **
Sibeli Ganasini ***
Soila Maria Godinho ****
A gestão de estoques tem recebido substancial atenção dos meios acadêmicos e empresariais nos últimos anos. A maior parte da literatura está focada em determinar, estabelecer ou aplicar métodos para ressuprimento dos estoques em ambientes de produção e distribuição. Nesses ambientes, a demanda e o tempo de resposta tendem a ser previstos com maior grau de certeza e a grande maioria dos modelos empregados permite a tomada de decisões adequadas sobre quanto manter em estoque cada item ou produto.
Presente no dia a dia das empresas ela suscita importantes ganhos: redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreabilidade.
PALAVRAS-CHAVE: Produção, distribuição, confiabilidade.INTRODUÇÃO
A automação na gestão de estoques é uma operação vital para que indústrias, varejo centros de distribuição e atacadistas consigam efetivamente atingir resultados positivos, tornando-se cada vez mais competitivos no mercado nacional e mundial.
Presente no dia a dia das empresas a gestão de estoques reflete em importantes ganhos: eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreabilidade.
Matsubayashi (2002) descreve que:
A automação, sem dúvida, é uma ferramenta preciosa e necessária. Ela nos possibilita ter confiança total nas informações sobre os produtos já no ato do recebimento, entre “n” benefícios diretos advindos do bom controle de estoque.
Arozo (2001)) descreve em seu artigo que o processo de gestão de estoques pode ser decomposto em quatro aspectos básicos: as políticas e modelos quantitativos utilizados, as questões organizacionais envolvidas, o tipo de tecnologia utilizada e o monitoramento do desempenho do processo.
O autor ainda cita sobre os indicadores de desempenho utilizados na gestão de estoque segmentados em três grupos: custo, serviço e conformidade do processo; os quais estão relacionados aos resultados do processo, ou seja, o balanceamento do nível de estoque com o nível de serviço com o objetivo de obter-se o menor custo total e associado também às razões pelo qual o desempenho é alcançado.
2 GESTÃO DE ESTOQUE REDUZ CUSTOS E MELHORA A QUALIDADE
A automação na gestão de estoques é uma operação vital para que indústrias, varejo centros de distribuição e atacadistas consigam efetivamente atingir resultados positivos, tornando-se cada vez mais competitivos no mercado nacional e mundial. Presente no dia a dia das empresas a gestão de estoques reflete em importantes ganhos: eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreabilidade.
Além do uso de equipamentos e softwares (impressoras de barras, scanners, computadores e programas de controle), a gestão de estoques, em função do volume de dados e complexidade dos processos em face do modelo adotado, envolve uma série de procedimentos, em especial pelos estabelecimentos que operam no varejo, pois afeta dois aspectos cruciais do negócio: a disponibilidade do produto e o custo, que tem impacto direto no resultado ou rentabilidade.
O grande desafio é encontrar o equilíbrio entre essas variáveis: se o comerciante tenta assegurar a disponibilidade aumentando o estoque, impacta diretamente no custo relacionado à sua manutenção, como capital de giro e armazenamento. Por outro lado, se para cortar os custos, os estoque são demasiadamente reduzidos corre-se o risco de não atender ao cliente. Riscos? Na concepção de Matsubayashi (2002): “Sim, Mas é imprescindível perceber os benefícios reais que todo esse processo oferece para o mercado e para o consumidor”.
Segundo Matsubayashi (2002) a gestão de estoques pode ser subdividida em dois grupos de atividades: Operacionais e Estratégicas. No primeiro, a busca é pela eficiência dos controles relativos à movimentação de produtos: captura e registro de todas as movimentações físicas, recebimento, conferência, armazenagem, movimentação interna, expedição e passagem pelo ponto-de-venda. Para isso é importante o código de barras associado à identificação padronizada, que permite a automação do processo de captura das informações e torna viável o controle requerido nas grandes quantidades de itens normalmente movimentadas.
Para o relacionamento com os parceiros comerciais e os fornecedores, há a necessidade de comunicar as informações: pedido de compra, espelho de notas fiscais, aviso de entrega, etc. Com o bom controle operacional, consegue-se redução de custos e tempos de movimentação, bem como, toda informação sobre a sua disponibilidade.
No item estratégico, os objetivos são os modelos de reposição baseados em informações mais avançadas, que visam compartilhar dados de vendas e estoques, para que a ação de reposição seja mais eficiente e ágil. È o gerenciamento da demanda na cadeia otimizando os estoques de todos os elos envolvidos.
“Dizer que a automação é um salto para a eficiência, de forma alguma é um exagero” Matsubayashi (2002). A cada dia, mais empresas e indústrias comprovaram seus benefícios: satisfação do cliente pela melhor disponibilidade de produtos; maior receita; produtos de melhor qualidade (mais frescos e apresentáveis); redução nas perdas por absolescência ou produtos impróprios para consumo; otimização da mão-de-obra, com a automação que propicia menores taxas de erros nos processos de registro e controle das informações; bem como, o melhor aproveitamento das áreas físicas.
3 MONITORAMENTO DE DESEMPENHO NA GESTÃO DE ESTOQUE
O processo de gestão de estoques pode ser decomposto em quatro aspectos básicos: as políticas e modelos quantitativos utilizados, as questões organizacionais envolvidas, o tipo de tecnologia utilizada e o monitoramento do desempenho do processo.
Um sistema de monitoramento pode ser utilizado para duas finalidades, medir e acompanhar o desempenho do processo como um todo e fornecer subsídios para programas de reconhecimento e recompensa de funcionários.
A estruturação de sistemas de monitoramento de desempenho de processo possui vários aspectos tais como a escolha do tipo de tecnologia a ser utilizada e a definição de responsabilidades sobre o desempenho a ser monitorado. Entretanto, segundo Arozo (2001): “Uma questão chave é a determinação de quais indicadores de desempenho serão utilizados, de forma que o sistema de monitoramento atenda todas as necessidades e esteja alinhado à estratégia da empresa”.
3.1 INDICADORES DE CUSTO
Normalmente os indicadores de custo são os mais utilizados no monitoramento do estoque das empresas, sendo muitas vezes os únicos; atualmente todos se preocupam com o tamanho, valor, do estoque. Esta grande importância dada aos indicadores de custo é muitas vezes decorrente da falta de uma visão global do processo de gestão de estoques, que não abrange os impactos, que reduções no nível de estoque podem gerar no grau de disponibilidade de produto e, consequentemente, no nível de serviço da empresa.
A gestão de estoque incorre em dois tipos básicos de custo: custos de manutenção de estoque e custos associados à falta do mesmo. Este segundo tipo de custo é relacionado ao nível de serviço da empresa, sendo muitas vezes negligenciado.
3.1.1 Custo de Manutenção de Estoque
Arozo (2001) descreve que:
Com relação a este tipo de indicador três questões devem ser abordadas: a diferença entre valor e custo de estoque, as deficiências do monitoramento de valores contábeis e a necessidade da utilização de mais de um indicador para se ter uma informação de qualidade.
O primeiro ponto é referente à diferença entre valor de estoque e custo de estoque. O valor do estoque informa o quanto “vale” o estoque, ou seja, o somatório total do valor dos produtos acabados e dos insumos de posse da empresa, mas não o quanto isso “custa” para a mesma. Isto deve ser mensurado em função do custo de oportunidade deste estoque, ou seja, qual seria o retorno para a empresa caso o valor investido em estoque fosse aplicado de alguma outra forma, ou por outro lado, quanto se deixa de ganhar pelo fato daquele valor estar imobilizado. Este custo é alcançado multiplicando-se o valor do estoque pela taxa mínima de atratividade da empresa em questão, ou seja, qual o retorno mínimo que um projeto ou investimento necessita para que a empresa decida por investir no mesmo. Como muitas vezes este valor não é conhecido, é comum o uso de taxas do mercado financeiro, CDI e SELIC, para se obter este custo.
O segundo ponto é referente à utilização de indicadores contábeis para o monitoramento do estoque. Como estes indicadores são construídos baseados em normas e princípios contábeis, muitas vezes não é uma representação fiel do fluxo físico de materiais da empresa. Isto é particularmente verdadeiro com relação à prática de reduções bruscas no valor contábil do estoque às vésperas de fechamento de balanços trimestrais. Estas reduções podem ser alcançadas, entre outros benefícios, pela postergação do pagamento de insumos para após o fechamento do balanço, mas com o produto já recebido. Outra inadequação dos indicadores contábeis diz respeito a estes tratarem à informação de forma agregada, não fazendo distinções entre produtos com características diferentes.
O terceiro ponto é com relação à necessidade de mais de um indicador para um monitoramento completo do custo de manutenção do estoque. Por monitoramento completo consideramos que é necessário não apenas a informação do quanto custa o estoque, aspecto coberto pelo indicador apresentado anteriormente, mas também se este custo está adequado às características da empresa. A resposta a esta segunda pergunta pode ser obtida através do indicador de cobertura de estoque, ou seja, o tempo em que o estoque existente é suficiente para atender a demanda, sem necessidade de reposição.
3.1.2 Custos Associados à Falta de Estoque
Os custos associados à falta de estoque estão intimamente associados ao nível de serviço atingido, sendo sua quantificação financeira. Apesar de sua grande importância, raramente são utilizados.
Produtos acabados e insumos devem possuir indicadores diferenciados, apesar de baseados no mesmo conceito. No caso dos produtos acabados, o custo da falta é medido através da margem de contribuição de cada venda perdida por indisponibilidade do produto. Ou seja, o quanto de lucro e empresa deixa de ganhar por não conseguir atender uma demanda existente. Para casos de produtos com alta margem, o custo da falta tende a ser bastante significativo, impactando o nível de estoque desejado.
No caso de insumos, o custo da falta deve ser mensurado em função do impacto que a indisponibilidade causa a empresa, utilizando-se o mesmo conceito utilizado para os produtos acabados: o quanto se deixa de ganhar, ou lucro cessante. Este lucro cessante pode ser alcançado estimando-se paradas de produção devidas à falta de produtos. Por este raciocínio, a falta de um único insumo pode resultar na interrupção de produção de um produto acabado. Isto implica que mesmo insumos com baixíssimo valor agregado podem possuir um alto custo de falta, em função de sua dependência no processo produtivo. Esta lógica também pode ser utilizada para peças de manutenção.
“Muitas vezes ao se mensurar o custo da falta, percebe-se que o nível de estoque deve ser elevado com o objetivo de se reduzir perda de margem de contribuição” (Arozo, 2001).
3.2 INDICADORES DE NÍVEL DE SERVIÇO
Os indicadores de nível de serviço estão associados aos resultados da gestão de estoque no que tange a disponibilidade de produtos. Apesar de menos utilizado, este tipo de indicador é de grande importância, pois a meta de serviço a ser alcançada irá influenciar fortemente o nível de estoque.
Estes indicadores podem ser divididos em dois grupos de acordo com seus objetivos: o custo da falta e indicadores do monitoramento de disponibilidade. O custo da falta apresenta características que permitem que seja classificado tanto como indicador de custo como nível de serviço, conforme já citado em indicadores de custo.
Os indicadores relacionados à disponibilidade de produto podem estar associados a duas visões: a do cliente ou a do produto. Na visão do cliente, o nível de serviço pode ser medido, por exemplo, em função do percentual de pedidos com disponibilidade total (pedidos completos), ou do percentual de linhas de pedido com disponibilidade de produto (um pedido pode ser composto por vários tipos de produto, onde cada produto representa uma linha de pedido). Ou seja, esta visão representa exatamente o serviço prestado pela empresa ao cliente, são estes indicadores que deverão servir de guia para que a gestão de estoque atenda as necessidades definidas pela estratégia da empresa.
Do ponto de vista do produto, os indicadores estão associados à disponibilidade de cada produto, ou seja: percentual de demanda pelo produto em determinado período de tempo atendido de imediato, freqüência com que o produto apresenta falta de estoque, entre outros. Por passarem uma informação mais segmentada, estes indicadores permitem que sejam identificados produtos específicos que estejam apresentando problemas, e também o monitoramento de grupos de produtos com estratégias de estoque diferenciadas, como por exemplo, níveis de serviço desejados maiores para produtos de maior rentabilidade.
3.3 INDICADORES DE CONFORMIDADE
Os indicadores de custo e de nível de serviço permitem monitorar o resultado final do processo de gestão de estoque, entretanto eles não são capazes de explicar o porquê do desempenho obtido. Este tipo de informação é obtido através dos indicadores de conformidade do processo.
Estes indicadores são fundamentais para o dimensionamento mais adequado do nível de estoque. A principal função do estoque é garantir disponibilidade de produto em função das características operacionais da empresa e absorver as incertezas presentes. Dentro deste contexto, a função dos indicadores de conformidade é a de monitorar todos os aspectos e incertezas impactantes para o nível de estoque.
Quanto mais complexo, incerto e restritivo for o fluxo de materiais, maior será o nível de estoque necessário para se atingir um determinado nível de serviço. Desta forma, o entendimento do fluxo de materiais é necessário para se garantir que o nível de estoque definido, baseado em políticas e processo formalizados, seja o mais adequado para as características da empresa.
O fluxo de materiais é composto por diversas atividades distintas, cada uma podendo impactar ou não os níveis de estoque. O grande objetivo do entendimento deste fluxo é o de identificar quais são as atividades relevantes para a gestão de estoque e que, consequentemente, devem ser monitoradas. Estas atividades estão todas relacionadas ao início do fluxo de materiais que irá resultar no estoque de matéria-prima. Desta forma este estoque é influenciado pelo lead-time de ressuprimento e pela confiabilidade do fornecedor.
Arozo (2001) descreve que:
Outra atividade impactante pode ser o próprio planejamento de produção, em alguns casos este sofre alterações freqüentes, e em um horizonte de tempo inferior ao tempo de reposição. Quando isso ocorre, o nível de estoque também deve estar preparado para absorver esta incerteza.
Uma vez definida as atividades relevantes para o estoque de matéria-prima parte-se para o estoque de produto acabado. Também para este as atividades impactantes estão relacionadas à demanda, no caso a precisão da previsão de vendas, e às incertezas em sua reposição. Com relação à reposição, esta é associada à confiabilidade da produção, rendimento e controle de qualidade, e à sua flexibilidade de resposta ou tempo da fabricação.
4 APRESENTAÇÃO DOS DADOS
Esse trabalho reúne não apenas as referências citadas no desenvolvimento deste artigo, mas também segue abaixo uma síntese de outros autores sobre o assunto abordado e que não estão inseridos no trabalho, porém serviu para agregar conhecimento e ampliando o entendimento como futuros gestores.
4.1 ADMINISTRANDO OS ESTOQUES NA CADEIA DE ABASTECIMENTO
“A maneira como uma organização administra os seus estoques influencia a sua lucratividade e a forma como compete no mercado”. (Bertaglia, 2005)
Um dos grandes desafios enfrentados atualmente pelas organizações se refere ao balanceamento dos estoques em termos de produção e logística com a demanda do mercado e o serviço ao cliente. A gestão dos estoques é elemento imprescindível na agenda dos administradores. Ela deve ser administrada eficientemente. È necessário usar todos os princípios, conceitos e técnicas para se saber que itens pedir, quanto pedir, quando são necessários, como e onde armazená-los.
O bom entendimento da gestão dos estoques direciona a otimização dos investimentos em estoques e capital envolvido, do serviço ao cliente, e das operações de produção, compras e distribuição.
4.2 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES
“A administração de estoques é responsável pelo planejamento e controle do estoque, desde o estágio de matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes”. (Arnold, 1999).
Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter estoques. Frequentemente, os estoques constituem uma parte substancial dos ativos totais.
À medida que os estoques vão sendo utilizados, seu valor se converte em dinheiro, o que melhora o fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento. Existe um custo de estocagem dos estoques, que aumenta os custos operacionais e diminui os lucros. A boa administração dos estoques é essencial.
5 CONCLUSÃO
A cada dia, mais empresas e indústrias comprovaram seus benefícios: satisfação do cliente pela melhor disponibilidade de produtos; maior receita; produtos de melhor qualidade (mais frescos e apresentáveis); redução nas perdas por absolescência ou produtos impróprios para consumo; otimização da mão-de-obra, com a automação que propicia menores taxas de erros nos processos de registro e controle das informações; bem como, o melhor aproveitamento das áreas físicas.
Normalmente os indicadores de custo são os mais utilizados no monitoramento do estoque das empresas, sendo muitas vezes os únicos; atualmente todos se preocupam com o tamanho, valor, do estoque. Esta grande importância dada aos indicadores de custo é muitas vezes decorrente da falta de uma visão global do processo de gestão de estoques, que não abrange os impactos, que reduções no nível de estoque podem gerar no grau de disponibilidade de produto e, consequentemente, no nível de serviço da empresa.
Um sistema de monitoramento de desempenho de estoque adequado desempenha dois papéis de extrema relevância para o gestor de estoque: informa o desempenho do processo de gestão considerando-se todos os impactos causados pelo mesmo, e indica as razões deste desempenho. Um sistema de monitoramento que englobe todos os impactos de estoque permite que decisões sejam tomadas conhecendo-se todas as implicações das mesmas. Desta forma evita-se que se busquem reduções em níveis de estoque a qualquer custo. Por outro lado, a identificação das causas para o desempenho do estoque permite que as reduções de estoque sejam alcançadas através de ações que resultarão em redução das necessidades de estoque, não comprometendo o nível de serviço.
Entretanto para que este tipo de sistema de monitoramento seja implementado, e que se atinja estes objetivos, é fundamental que exista por trás um processo de gestão de estoque estruturado, com políticas definidas, parametrizadas e adequadas às necessidades e características da empresa. A recíproca desta dependência também é verdadeira, ou seja, um processo de gestão de estoque estruturado e formalizado não obterá todos os ganhos possíveis se não estiver atrelado a um sistema de monitoramento de desempenho.
ARNOLD, J.R. Tony. Administração de materiais. São Paulo: Editora Atlas S.A, 1999.
AROZO, Rodrigo. Monitoramento de desempenho na gestão de estoque. Disponível em: www.centrodelogistica.com.br. Acesso em 03 de março de 2008.
BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Editora Saraiva, 2005.
MATSUBAYASHI, Roberto. Gestão de estoque reduz custos e melhora a qualidade. Disponível em: www.empresario.com.br. Acesso em 05 de março de 2008.
* Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Perdigão Agroindustrial S/A.
** Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Construvel Materiais de Construção.
*** Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Escritório Contábil e Advocacia Zapelini.
**** Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Perdigão Agroindustrial S/A.
Presente no dia a dia das empresas a gestão de estoques reflete em importantes ganhos: eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreabilidade.
Matsubayashi (2002) descreve que:
A automação, sem dúvida, é uma ferramenta preciosa e necessária. Ela nos possibilita ter confiança total nas informações sobre os produtos já no ato do recebimento, entre “n” benefícios diretos advindos do bom controle de estoque.
Arozo (2001)) descreve em seu artigo que o processo de gestão de estoques pode ser decomposto em quatro aspectos básicos: as políticas e modelos quantitativos utilizados, as questões organizacionais envolvidas, o tipo de tecnologia utilizada e o monitoramento do desempenho do processo.
O autor ainda cita sobre os indicadores de desempenho utilizados na gestão de estoque segmentados em três grupos: custo, serviço e conformidade do processo; os quais estão relacionados aos resultados do processo, ou seja, o balanceamento do nível de estoque com o nível de serviço com o objetivo de obter-se o menor custo total e associado também às razões pelo qual o desempenho é alcançado.
2 GESTÃO DE ESTOQUE REDUZ CUSTOS E MELHORA A QUALIDADE
A automação na gestão de estoques é uma operação vital para que indústrias, varejo centros de distribuição e atacadistas consigam efetivamente atingir resultados positivos, tornando-se cada vez mais competitivos no mercado nacional e mundial. Presente no dia a dia das empresas a gestão de estoques reflete em importantes ganhos: eficiência, redução de falhas e custos, rapidez, confiabilidade e capacidade de rastreabilidade.
Além do uso de equipamentos e softwares (impressoras de barras, scanners, computadores e programas de controle), a gestão de estoques, em função do volume de dados e complexidade dos processos em face do modelo adotado, envolve uma série de procedimentos, em especial pelos estabelecimentos que operam no varejo, pois afeta dois aspectos cruciais do negócio: a disponibilidade do produto e o custo, que tem impacto direto no resultado ou rentabilidade.
O grande desafio é encontrar o equilíbrio entre essas variáveis: se o comerciante tenta assegurar a disponibilidade aumentando o estoque, impacta diretamente no custo relacionado à sua manutenção, como capital de giro e armazenamento. Por outro lado, se para cortar os custos, os estoque são demasiadamente reduzidos corre-se o risco de não atender ao cliente. Riscos? Na concepção de Matsubayashi (2002): “Sim, Mas é imprescindível perceber os benefícios reais que todo esse processo oferece para o mercado e para o consumidor”.
Segundo Matsubayashi (2002) a gestão de estoques pode ser subdividida em dois grupos de atividades: Operacionais e Estratégicas. No primeiro, a busca é pela eficiência dos controles relativos à movimentação de produtos: captura e registro de todas as movimentações físicas, recebimento, conferência, armazenagem, movimentação interna, expedição e passagem pelo ponto-de-venda. Para isso é importante o código de barras associado à identificação padronizada, que permite a automação do processo de captura das informações e torna viável o controle requerido nas grandes quantidades de itens normalmente movimentadas.
Para o relacionamento com os parceiros comerciais e os fornecedores, há a necessidade de comunicar as informações: pedido de compra, espelho de notas fiscais, aviso de entrega, etc. Com o bom controle operacional, consegue-se redução de custos e tempos de movimentação, bem como, toda informação sobre a sua disponibilidade.
No item estratégico, os objetivos são os modelos de reposição baseados em informações mais avançadas, que visam compartilhar dados de vendas e estoques, para que a ação de reposição seja mais eficiente e ágil. È o gerenciamento da demanda na cadeia otimizando os estoques de todos os elos envolvidos.
“Dizer que a automação é um salto para a eficiência, de forma alguma é um exagero” Matsubayashi (2002). A cada dia, mais empresas e indústrias comprovaram seus benefícios: satisfação do cliente pela melhor disponibilidade de produtos; maior receita; produtos de melhor qualidade (mais frescos e apresentáveis); redução nas perdas por absolescência ou produtos impróprios para consumo; otimização da mão-de-obra, com a automação que propicia menores taxas de erros nos processos de registro e controle das informações; bem como, o melhor aproveitamento das áreas físicas.
3 MONITORAMENTO DE DESEMPENHO NA GESTÃO DE ESTOQUE
O processo de gestão de estoques pode ser decomposto em quatro aspectos básicos: as políticas e modelos quantitativos utilizados, as questões organizacionais envolvidas, o tipo de tecnologia utilizada e o monitoramento do desempenho do processo.
Um sistema de monitoramento pode ser utilizado para duas finalidades, medir e acompanhar o desempenho do processo como um todo e fornecer subsídios para programas de reconhecimento e recompensa de funcionários.
A estruturação de sistemas de monitoramento de desempenho de processo possui vários aspectos tais como a escolha do tipo de tecnologia a ser utilizada e a definição de responsabilidades sobre o desempenho a ser monitorado. Entretanto, segundo Arozo (2001): “Uma questão chave é a determinação de quais indicadores de desempenho serão utilizados, de forma que o sistema de monitoramento atenda todas as necessidades e esteja alinhado à estratégia da empresa”.
3.1 INDICADORES DE CUSTO
Normalmente os indicadores de custo são os mais utilizados no monitoramento do estoque das empresas, sendo muitas vezes os únicos; atualmente todos se preocupam com o tamanho, valor, do estoque. Esta grande importância dada aos indicadores de custo é muitas vezes decorrente da falta de uma visão global do processo de gestão de estoques, que não abrange os impactos, que reduções no nível de estoque podem gerar no grau de disponibilidade de produto e, consequentemente, no nível de serviço da empresa.
A gestão de estoque incorre em dois tipos básicos de custo: custos de manutenção de estoque e custos associados à falta do mesmo. Este segundo tipo de custo é relacionado ao nível de serviço da empresa, sendo muitas vezes negligenciado.
3.1.1 Custo de Manutenção de Estoque
Arozo (2001) descreve que:
Com relação a este tipo de indicador três questões devem ser abordadas: a diferença entre valor e custo de estoque, as deficiências do monitoramento de valores contábeis e a necessidade da utilização de mais de um indicador para se ter uma informação de qualidade.
O primeiro ponto é referente à diferença entre valor de estoque e custo de estoque. O valor do estoque informa o quanto “vale” o estoque, ou seja, o somatório total do valor dos produtos acabados e dos insumos de posse da empresa, mas não o quanto isso “custa” para a mesma. Isto deve ser mensurado em função do custo de oportunidade deste estoque, ou seja, qual seria o retorno para a empresa caso o valor investido em estoque fosse aplicado de alguma outra forma, ou por outro lado, quanto se deixa de ganhar pelo fato daquele valor estar imobilizado. Este custo é alcançado multiplicando-se o valor do estoque pela taxa mínima de atratividade da empresa em questão, ou seja, qual o retorno mínimo que um projeto ou investimento necessita para que a empresa decida por investir no mesmo. Como muitas vezes este valor não é conhecido, é comum o uso de taxas do mercado financeiro, CDI e SELIC, para se obter este custo.
O segundo ponto é referente à utilização de indicadores contábeis para o monitoramento do estoque. Como estes indicadores são construídos baseados em normas e princípios contábeis, muitas vezes não é uma representação fiel do fluxo físico de materiais da empresa. Isto é particularmente verdadeiro com relação à prática de reduções bruscas no valor contábil do estoque às vésperas de fechamento de balanços trimestrais. Estas reduções podem ser alcançadas, entre outros benefícios, pela postergação do pagamento de insumos para após o fechamento do balanço, mas com o produto já recebido. Outra inadequação dos indicadores contábeis diz respeito a estes tratarem à informação de forma agregada, não fazendo distinções entre produtos com características diferentes.
O terceiro ponto é com relação à necessidade de mais de um indicador para um monitoramento completo do custo de manutenção do estoque. Por monitoramento completo consideramos que é necessário não apenas a informação do quanto custa o estoque, aspecto coberto pelo indicador apresentado anteriormente, mas também se este custo está adequado às características da empresa. A resposta a esta segunda pergunta pode ser obtida através do indicador de cobertura de estoque, ou seja, o tempo em que o estoque existente é suficiente para atender a demanda, sem necessidade de reposição.
3.1.2 Custos Associados à Falta de Estoque
Os custos associados à falta de estoque estão intimamente associados ao nível de serviço atingido, sendo sua quantificação financeira. Apesar de sua grande importância, raramente são utilizados.
Produtos acabados e insumos devem possuir indicadores diferenciados, apesar de baseados no mesmo conceito. No caso dos produtos acabados, o custo da falta é medido através da margem de contribuição de cada venda perdida por indisponibilidade do produto. Ou seja, o quanto de lucro e empresa deixa de ganhar por não conseguir atender uma demanda existente. Para casos de produtos com alta margem, o custo da falta tende a ser bastante significativo, impactando o nível de estoque desejado.
No caso de insumos, o custo da falta deve ser mensurado em função do impacto que a indisponibilidade causa a empresa, utilizando-se o mesmo conceito utilizado para os produtos acabados: o quanto se deixa de ganhar, ou lucro cessante. Este lucro cessante pode ser alcançado estimando-se paradas de produção devidas à falta de produtos. Por este raciocínio, a falta de um único insumo pode resultar na interrupção de produção de um produto acabado. Isto implica que mesmo insumos com baixíssimo valor agregado podem possuir um alto custo de falta, em função de sua dependência no processo produtivo. Esta lógica também pode ser utilizada para peças de manutenção.
“Muitas vezes ao se mensurar o custo da falta, percebe-se que o nível de estoque deve ser elevado com o objetivo de se reduzir perda de margem de contribuição” (Arozo, 2001).
3.2 INDICADORES DE NÍVEL DE SERVIÇO
Os indicadores de nível de serviço estão associados aos resultados da gestão de estoque no que tange a disponibilidade de produtos. Apesar de menos utilizado, este tipo de indicador é de grande importância, pois a meta de serviço a ser alcançada irá influenciar fortemente o nível de estoque.
Estes indicadores podem ser divididos em dois grupos de acordo com seus objetivos: o custo da falta e indicadores do monitoramento de disponibilidade. O custo da falta apresenta características que permitem que seja classificado tanto como indicador de custo como nível de serviço, conforme já citado em indicadores de custo.
Os indicadores relacionados à disponibilidade de produto podem estar associados a duas visões: a do cliente ou a do produto. Na visão do cliente, o nível de serviço pode ser medido, por exemplo, em função do percentual de pedidos com disponibilidade total (pedidos completos), ou do percentual de linhas de pedido com disponibilidade de produto (um pedido pode ser composto por vários tipos de produto, onde cada produto representa uma linha de pedido). Ou seja, esta visão representa exatamente o serviço prestado pela empresa ao cliente, são estes indicadores que deverão servir de guia para que a gestão de estoque atenda as necessidades definidas pela estratégia da empresa.
Do ponto de vista do produto, os indicadores estão associados à disponibilidade de cada produto, ou seja: percentual de demanda pelo produto em determinado período de tempo atendido de imediato, freqüência com que o produto apresenta falta de estoque, entre outros. Por passarem uma informação mais segmentada, estes indicadores permitem que sejam identificados produtos específicos que estejam apresentando problemas, e também o monitoramento de grupos de produtos com estratégias de estoque diferenciadas, como por exemplo, níveis de serviço desejados maiores para produtos de maior rentabilidade.
3.3 INDICADORES DE CONFORMIDADE
Os indicadores de custo e de nível de serviço permitem monitorar o resultado final do processo de gestão de estoque, entretanto eles não são capazes de explicar o porquê do desempenho obtido. Este tipo de informação é obtido através dos indicadores de conformidade do processo.
Estes indicadores são fundamentais para o dimensionamento mais adequado do nível de estoque. A principal função do estoque é garantir disponibilidade de produto em função das características operacionais da empresa e absorver as incertezas presentes. Dentro deste contexto, a função dos indicadores de conformidade é a de monitorar todos os aspectos e incertezas impactantes para o nível de estoque.
Quanto mais complexo, incerto e restritivo for o fluxo de materiais, maior será o nível de estoque necessário para se atingir um determinado nível de serviço. Desta forma, o entendimento do fluxo de materiais é necessário para se garantir que o nível de estoque definido, baseado em políticas e processo formalizados, seja o mais adequado para as características da empresa.
O fluxo de materiais é composto por diversas atividades distintas, cada uma podendo impactar ou não os níveis de estoque. O grande objetivo do entendimento deste fluxo é o de identificar quais são as atividades relevantes para a gestão de estoque e que, consequentemente, devem ser monitoradas. Estas atividades estão todas relacionadas ao início do fluxo de materiais que irá resultar no estoque de matéria-prima. Desta forma este estoque é influenciado pelo lead-time de ressuprimento e pela confiabilidade do fornecedor.
Arozo (2001) descreve que:
Outra atividade impactante pode ser o próprio planejamento de produção, em alguns casos este sofre alterações freqüentes, e em um horizonte de tempo inferior ao tempo de reposição. Quando isso ocorre, o nível de estoque também deve estar preparado para absorver esta incerteza.
Uma vez definida as atividades relevantes para o estoque de matéria-prima parte-se para o estoque de produto acabado. Também para este as atividades impactantes estão relacionadas à demanda, no caso a precisão da previsão de vendas, e às incertezas em sua reposição. Com relação à reposição, esta é associada à confiabilidade da produção, rendimento e controle de qualidade, e à sua flexibilidade de resposta ou tempo da fabricação.
4 APRESENTAÇÃO DOS DADOS
Esse trabalho reúne não apenas as referências citadas no desenvolvimento deste artigo, mas também segue abaixo uma síntese de outros autores sobre o assunto abordado e que não estão inseridos no trabalho, porém serviu para agregar conhecimento e ampliando o entendimento como futuros gestores.
4.1 ADMINISTRANDO OS ESTOQUES NA CADEIA DE ABASTECIMENTO
“A maneira como uma organização administra os seus estoques influencia a sua lucratividade e a forma como compete no mercado”. (Bertaglia, 2005)
Um dos grandes desafios enfrentados atualmente pelas organizações se refere ao balanceamento dos estoques em termos de produção e logística com a demanda do mercado e o serviço ao cliente. A gestão dos estoques é elemento imprescindível na agenda dos administradores. Ela deve ser administrada eficientemente. È necessário usar todos os princípios, conceitos e técnicas para se saber que itens pedir, quanto pedir, quando são necessários, como e onde armazená-los.
O bom entendimento da gestão dos estoques direciona a otimização dos investimentos em estoques e capital envolvido, do serviço ao cliente, e das operações de produção, compras e distribuição.
4.2 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES
“A administração de estoques é responsável pelo planejamento e controle do estoque, desde o estágio de matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes”. (Arnold, 1999).
Os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. Todas as empresas e instituições precisam manter estoques. Frequentemente, os estoques constituem uma parte substancial dos ativos totais.
À medida que os estoques vão sendo utilizados, seu valor se converte em dinheiro, o que melhora o fluxo de caixa e o retorno sobre o investimento. Existe um custo de estocagem dos estoques, que aumenta os custos operacionais e diminui os lucros. A boa administração dos estoques é essencial.
5 CONCLUSÃO
A cada dia, mais empresas e indústrias comprovaram seus benefícios: satisfação do cliente pela melhor disponibilidade de produtos; maior receita; produtos de melhor qualidade (mais frescos e apresentáveis); redução nas perdas por absolescência ou produtos impróprios para consumo; otimização da mão-de-obra, com a automação que propicia menores taxas de erros nos processos de registro e controle das informações; bem como, o melhor aproveitamento das áreas físicas.
Normalmente os indicadores de custo são os mais utilizados no monitoramento do estoque das empresas, sendo muitas vezes os únicos; atualmente todos se preocupam com o tamanho, valor, do estoque. Esta grande importância dada aos indicadores de custo é muitas vezes decorrente da falta de uma visão global do processo de gestão de estoques, que não abrange os impactos, que reduções no nível de estoque podem gerar no grau de disponibilidade de produto e, consequentemente, no nível de serviço da empresa.
Um sistema de monitoramento de desempenho de estoque adequado desempenha dois papéis de extrema relevância para o gestor de estoque: informa o desempenho do processo de gestão considerando-se todos os impactos causados pelo mesmo, e indica as razões deste desempenho. Um sistema de monitoramento que englobe todos os impactos de estoque permite que decisões sejam tomadas conhecendo-se todas as implicações das mesmas. Desta forma evita-se que se busquem reduções em níveis de estoque a qualquer custo. Por outro lado, a identificação das causas para o desempenho do estoque permite que as reduções de estoque sejam alcançadas através de ações que resultarão em redução das necessidades de estoque, não comprometendo o nível de serviço.
Entretanto para que este tipo de sistema de monitoramento seja implementado, e que se atinja estes objetivos, é fundamental que exista por trás um processo de gestão de estoque estruturado, com políticas definidas, parametrizadas e adequadas às necessidades e características da empresa. A recíproca desta dependência também é verdadeira, ou seja, um processo de gestão de estoque estruturado e formalizado não obterá todos os ganhos possíveis se não estiver atrelado a um sistema de monitoramento de desempenho.
REFERÊNCIAS
ARNOLD, J.R. Tony. Administração de materiais. São Paulo: Editora Atlas S.A, 1999.
AROZO, Rodrigo. Monitoramento de desempenho na gestão de estoque. Disponível em: www.centrodelogistica.com.br. Acesso em 03 de março de 2008.
BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Editora Saraiva, 2005.
MATSUBAYASHI, Roberto. Gestão de estoque reduz custos e melhora a qualidade. Disponível em: www.empresario.com.br. Acesso em 05 de março de 2008.
SOBRE OS AUTORES
* Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Perdigão Agroindustrial S/A.
** Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Construvel Materiais de Construção.
*** Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Escritório Contábil e Advocacia Zapelini.
**** Acadêmica do Curso Superior Seqüencial de Formação Especifica em Gestão Empresarial – Salto Veloso. Perdigão Agroindustrial S/A.
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